Schon vor Einberufung der ordentlichen Hauptversammlung in 2021 werden die Aufsichtsräte „börsennotierter“ (d. h. im regulierten Markt notierter) Gesellschaften ein Vergütungssystem nach ARUG II verabschieden müssen. Dies ist Folge der zeitlich gestaffelten Inkraftsetzung der vergütungsbezogenen Regelungen des Gesetzes zur Umsetzung der zweiten Aktionärsrechterichtlinie vom 12. Dezember 2019 („ARUG II“), die erstmalig für die HV-Saison 2021 Bedeutung haben.
Vor dem Hintergrund der umfangreichen Änderungen sowie dem stufenweisen Inkrafttreten der Regelungen soll nachfolgend ein Überblick und Fahrplan zur Umsetzung der erforderlichen Maßnahmen gegeben werden.
Nach bisheriger Rechtslage stand es einer börsennotierten Gesellschaft frei, gemäß § 120 Abs. 4 AktG in der bis Ende 2019 geltenden Fassung die Hauptversammlung über die Billigung des Systems zur Vergütung der Vorstandsmitglieder beschließen zu lassen („say-on-pay“). Da keine Verpflichtung bestand, einen solchen Beschluss zu fassen, und der Beschluss, wenn er gefasst wurde, weder Rechte noch Pflichten, insbesondere Verpflichtungen des Aufsichtsrats, begründete, wurde dieser „say-on-pay“-Beschluss vielfach als Papiertiger kritisiert.
Zusätzlich sah der Deutsche Corporate Governance Kodex in der bis zum 19. März 2020 geltenden Fassung („Kodex 2017“) als Empfehlung vor, dass der Aufsichtsrat sowohl über die Grundzüge des Vergütungssystems als auch über die konkret gezahlte Vergütung unter Verwendung von Mustertabellen informieren soll, z.B. durch entsprechende Angaben im (Konzern-)Lagebericht oder im (Konzern-)Anhang.
Diese Regelungen zur Festsetzung der Vergütung sind nunmehr durch das ARUG II grundlegend überarbeitet worden:
Aufstellung durch den Aufsichtsrat
Der Aufsichtsrat muss nunmehr bis zur ordentlichen HV in 2021 folgende Unterlagen aufstellen und beschließen:
Inhaltliche Vorgaben für das Vergütungssystem
Durch das ARUG II wurden folgende inhaltliche Änderungen für die Vergütung der Vorstandsmitglieder eingeführt:
Ferner ist zu beachten, dass auch der Deutsche Corporate Governance Kodex in der neuen Fassung vom 16. Dezember 2019, in Kraft seit dem 20. März 2020 („Kodex 2019“) teilweise Empfehlungen enthält, die Auswirkungen auf die Gestaltung des Vergütungssystems und/oder die konkret festgesetzte Vergütung und die Berichterstattung (dazu sogleich) der börsennotierten Gesellschaften haben.
So enthält der Kodex 2019 z. B. die folgenden Empfehlungen:
Vorlage an die Hauptversammlung und Beschluss über die Billigung
Die Hauptversammlung hat gemäß § 120a Abs. 1 AktG n.F. über die Billigung des vom Aufsichtsrat vorgelegten Vergütungssystems bei jeder wesentlichen Änderung, mindestens aber alle vier Jahre zu beschließen.
Erneute Vorlage bei Versagung der Billigung
Der Beschluss über das Vergütungssystem ist für den Aufsichtsrat nicht verbindlich. Für den Fall, dass der Beschluss über das Vergütungssystem von der Hauptversammlung abgelehnt werden sollte, steht es dem Aufsichtsrat daher frei, das vorgelegte, aber nicht gebilligte System als Grundlage für die konkrete Festsetzung der Vergütung zu verwenden.
Allerdings hat der Aufsichtsrat gemäß § 120a Abs. 3 AktG n.F. spätestens zur nächsten ordentlichen Hauptversammlung ein „überprüftes“ Vergütungssystem zur Beschlussfassung vorzulegen. Durch die Formulierung der „Überprüfung“ des Vergütungssystems wird klargestellt, dass das Vergütungssystem nicht zwingend geändert werden muss, sondern der Hauptversammlung auch in derselben Fassung erneut zur Beschlussfassung vorgelegt werden kann.
Veröffentlichung des Vergütungssystems
Der Hauptversammlungsbeschluss, inklusive des Abstimmungsergebnisses und des Vergütungssystems, sind, auch im Falle der Ablehnung durch die Hauptversammlung, unverzüglich auf der Internetseite der Gesellschaft zu veröffentlichen und für die Dauer der Gültigkeit des Vergütungssystems, mindestens jedoch für zehn Jahre, kostenfrei öffentlich zugänglich zu halten.
Zeitlicher Anwendungsbereich
Der erstmalige Beschluss der Hauptversammlung über das Vergütungssystem für den Vorstand und die Vergütung des Aufsichtsrats ist jeweils von der ersten ordentlichen Hauptversammlung zu fassen, die auf den 31. Dezember 2020 folgt, d. h. praktisch in der ordentlichen Hauptversammlung in der HV-Saison 2021.
Für Gesellschaften mit einem vom Kalenderjahr abweichenden Geschäftsjahr können die Neuregelungen zum Vergütungssystem bereits sehr kurzfristig zu beachten sein, wenn diese die ordentliche Hauptversammlung für das Geschäftsjahr 2019/2020 bis zum 31. Dezember 2020 noch nicht durchgeführt haben sollten. In diesem Fall ist das neue Vergütungssystem für den Vorstand und der Vorschlag für die Vergütung des Aufsichtsrats bereits für die anstehende ordentliche Hauptversammlung, in welcher der Jahresabschluss 2019/2020 vorgelegt wird, zu erstellen.
Nach einer Übergangsvorschrift hat die erstmalige Festsetzung der Vorstandsvergütung auf Basis eines der Hauptversammlung zur Beschlussfassung vorgelegten Vergütungssystems binnen zwei Monaten nach dem Beschluss der Hauptversammlung zu erfolgen.
Allerdings besteht keine Verpflichtung für den Aufsichtsrat, bestehende Anstellungsverträge mit Vorstandsmitgliedern zu ändern. Die Verpflichtung zur Festsetzung der Vergütung nach einem der HV vorgelegten Vergütungssystem betrifft daher nur neu abzuschließende oder zu verlängernde Anstellungsverträge. Die Übergangsvorschrift ist praktisch so zu verstehen, dass der Aufsichtsrat innerhalb von zwei Monaten nach dem Billigungsbeschluss der HV nur dann eine konkrete Vergütungsregelung auf der Grundlage des Vergütungssystems zu entwickeln hat, wenn eine solche Vergütungsentscheidung tatsächlich ansteht. Das bedeutet aber auch, dass sich die erstmalige Anwendung des Vergütungssystems durch konkrete Festsetzungen noch über Jahre hinaus verzögern kann, wenn die aktuell bestehenden Verträge mit Vorstandsmitgliedern noch länger laufen und keine Entscheidungen des Aufsichtsrats über die Vergütung (etwa im Fall der Bestellung neuer Vorstandsmitglieder) anstehen.
Auch die Festsetzung der konkreten Vergütung hat, wie erwähnt, über die gesetzlichen Anforderungen hinaus mit Blick auf die Empfehlungen des Kodex 2019 zu erfolgen.
Bislang war die Berichterstattung über die Vergütung der Organmitglieder für börsennotierte Gesellschaften in einer Vielzahl von Vorschriften und Empfehlungen geregelt, die sich teilweise überschnitten haben:
Aufgrund des Inkrafttretens der Regelungen zur Festsetzung der Vergütung in 2021 kommt es im Hinblick auf die Berichterstattung über die Vergütung praktisch zu einem Übergangsjahr, in dem weitestgehend noch die alten Vorschriften anwendbar sind. Denn die Berichterstattung über die Vergütung ist naturgemäß retrospektiv, so dass die Neuregelungen zur Berichterstattung über die Vergütung praktisch erstmals in 2022 für 2021 Anwendung finden werden.
Im Einzelnen gestaltet sich die Berichterstattung wie folgt:
Für Jahres- und Konzernabschlüsse sowie Lage- und Konzernlageberichte für alle vor dem 1. Januar 2021 beginnenden Geschäftsjahre (d. h. praktisch in der HV-Saison 2021) sind grundsätzlich die alten Regelungen zur Berichterstattung über die Vergütung weiterhin anwendbar, d.h.
Da der Vergütungsbericht nach § 162 AktG n.F. allerdings erstmals für alle nach dem 31. Dezember 2020 beginnende Geschäftsjahre (d.h. praktisch erst in der HV-Saison 2022) Anwendung findet, kann es in 2021 zu gewissen Lücken in der Berichterstattung kommen. Die Kodex-Kommission sowie Stimmen der Praxis empfehlen daher, etwaige Informationslücken, die sich in 2021 aufgrund Wegfalls der Regelungen des Kodex 2017 einerseits und der noch fehlenden Anwendbarkeit des Vergütungsberichts gemäß § 162 AktG n.F. andererseits ergeben können, „angemessen“ zu schließen.
Wie diese Lücke allerdings genau zu schließen ist, wird dabei nicht weiter ausgeführt. Empfohlen wird dabei z.B. lediglich, in 2021 bereits freiwillig die Regelungen zum Vergütungsbericht nach § 162 AktG n.F. anzuwenden.
Ab der HV-Saison 2022 gestaltet sich die Berichterstattung über die Vergütung wie folgt:
Inhaltlich wird die Berichterstattungspflicht durch den Vergütungsbericht gemäß § 162 AktG n.F. wie folgt erweitert:
Der Vergütungsbericht nach § 162 AktG n.F. sieht zwar, anders als der Kodex 2017, keine Verwendung von Mustertabellen vor. Allerdings sieht die dem ARUG II zugrundeliegende Aktionärsrechterichtlinie II (EU 2017/828) vor, dass die EU-Kommission noch unverbindliche Leitlinien für den Vergütungsbericht erlassen soll. Bislang liegen diese Leitlinien erst im Entwurf vor. Allerdings zeichnet sich nach diesem Entwurf bereits ab, dass für die Berichterstattung über die Vergütung ebenfalls Tabellen vorgeschlagen werden. Auch wenn diese Leitlinien unverbindlich sein werden, empfehlen wir, diese bei der Vergütungsberichterstattung zu berücksichtigen.
Neu ist ferner, dass die Hauptversammlung nunmehr zwingend jährlich über die Billigung des Vergütungsberichts zu beschließen hat.
Allerdings handelt es sich trotz der obligatorischen Beschlussfassung weiterhin nur um ein bloßes Votum, das keine Rechte oder Pflichten der Organe der Gesellschaft begründet. Ferner reicht es bei kleinen und mittelgroßen Gesellschaften im Sinne des § 267 Abs. 1 und 2 HGB aus, wenn der Vergütungsbericht lediglich als Tagesordnungspunkt in der Hauptversammlung zur Erörterung vorgelegt wird. Einer Beschlussfassung bedarf es in diesem Fall nicht.
Die erstmalige Beschlussfassung über die Billigung des Vergütungsberichts hat bis zum Ablauf der ersten ordentlichen Hauptversammlung, gerechnet ab Beginn des zweiten Geschäftsjahres, das auf den 31. Dezember 2020 folgt, zu erfolgen. Praktisch bedeutet dies eine erstmalige Beschlussfassung in der HV-Saison 2022.
Der vorstehenden skizzierte Ablauf ist in der nachstehenden Tabelle noch einmal zusammengefasst.
Zeit | Maßnahme | Zuständigkeit | |
2021 | Bis zur Veröffentlichung der Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 2021 | Aufstellung und Beschluss des Vergütungssystems für Vorstand und Aufsichtsrat | Aufsichtsrat |
Ordentliche Hauptversammlung 2021 | Beschlussfassung über das vorgelegte Vergütungssystem für den Vorstand und die Vergütung für den Aufsichtsrat | Hauptversammlung | |
Zwei Monate nach der ordentlichen Hauptversammlung 2021 | Festsetzung der Vergütung des Vorstands auf Basis des Vergütungssystems Allerdings kein Erfordernis, bestehende Verträge zu ändern; Festsetzung daher beschränkt auf Neuabschlüsse oder Vertragsverlängerungen
| Aufsichtsrat | |
2022 | Bis zur Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 2022 | Berichterstattung über die Vergütung in dem neu eingeführten Vergütungsbericht gemäß § 162 AktG | Vorstand und Aufsichtsrat |
Ordentliche Hauptversammlung 2022 | Beschlussfassung über die Billigung des Vergütungsberichts für das Geschäftsjahr 2021 | Hauptversammlung | |
Ggf. ebenfalls vor und in der ordentlichen Hauptversammlung 2022 | Aufstellung eines überprüften Vergütungssystems und Beschlussfassung der Hauptversammlung hierüber, sofern die ordentliche Hauptversammlung 2021 das vorgelegte Vergütungssystem abgelehnt haben sollte | Hauptversammlung | |
2023
| Bis zur Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 2023 | Berichterstattung über die Vergütung in dem neu eingeführten Vergütungsbericht gemäß § 162 AktG, mit erstmaligem Vergleich der Entwicklung der Vergütung von Vorstand und Arbeitnehmern im Zeitraum 2021/2022
| Vorstand und Aufsichtsrat |
2021 | 2022 |
(Konzern-) Anhang
Vorstand + Aufsichtsrat
| (Konzern-) Anhang
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(Konzern-) Lagebericht
(§ 289a Abs. 2 HGB a.F.)
| Vergütungsbericht, § 162 AktG n.F.
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Ggf. freiwillige ergänzende Berichterstattung
| (Konzern-) Lagebericht
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