Was sollten Arbeitgeber beim Umgang von Mehrarbeit bei Betriebsräten beachten?

I. Überblick und Rechtsrahmen

Ausgangspunkt für den rechtssicheren Umgang mit Mehrarbeit von Betriebsräten ist § 37 Abs. 3 BetrVG, der einen Anspruch auf bezahlte Arbeitsbefreiung zum Ausgleich für Betriebsratstätigkeit vorsieht, die aus betriebsbedingten Gründen außerhalb der persönlichen Arbeitszeit durchgeführt werden muss. Nur wenn die Freistellung binnen eines Monats aus betriebsbedingten Gründen nicht möglich ist, ist die aufgewendete Zeit wie Mehrarbeit zu vergüten.

Die gesetzliche Systematik ist damit zwingend zweistufig: Vorrangig Freizeitausgleich, nachrangig Vergütung.

II. Voraussetzungen der Mehrarbeit im Sinne des § 37 Abs. 3 BetrVG

Mehrarbeit im betriebsverfassungsrechtlichen Sinn setzt zunächst voraus, dass es sich um erforderliche Betriebsratstätigkeit handelt, die – wäre sie in die Arbeitszeit gefallen – eine Freistellung nach § 37 Abs. 2 BetrVG ausgelöst hätte. Maßgeblich ist ferner die individuelle Arbeitszeit des jeweiligen Betriebsratsmitglieds. Entscheidend ist allein, ob die Amtsaufgaben zu einem Zeitpunkt zu erledigen waren, zu dem keine arbeitsvertragliche Leistungspflicht bestand. Schließlich müssen betriebsbedingte Gründe vorliegen, also Umstände aus der Sphäre des Arbeitgebers (Eigenart des Betriebs oder Arbeitsablaufs), die ein Tätigwerden außerhalb der persönlichen Arbeitszeit erzwingen. Typische Konstellationen sind Wechselschicht, betriebsnotwendige Sitzungen oder Versammlungen außerhalb der individuellen Arbeitszeiten.

Keine betriebsbedingten Gründe liegen demgegenüber vor, wenn lediglich die interne Organisation der Betriebsratsarbeit Mehrarbeit verursacht (sog. betriebsratsbedingte Gründe). Auch ein hoher Umfang erforderlicher Betriebsratsarbeit führt grundsätzlich nicht zu betriebsbedingter Mehrarbeit, solange Dauer und Umfang – vom Arbeitgeber veranlasst – kein ungewöhnliches Maß erreichen.

III. Vorrang des Freizeitausgleichs

Der Anspruch auf Freizeitausgleich ist der gesetzliche Regelfall und hat Vorrang vor jeder finanziellen Abgeltung. Weder kann das Betriebsratsmitglied anstelle des Freizeitausgleichs Vergütung verlangen noch kann der Arbeitgeber einseitig Vergütung statt Freistellung gewähren. Der Freizeitausgleich ist innerhalb eines Monats nach der außerhalb der Arbeitszeit erbrachten Betriebsratstätigkeit zu gewähren. Verstreicht diese Frist ohne Freizeitausgleich, wandelt sich der Freizeitausgleichsanspruchs jedoch nicht ohne Weiteres in einen finanziellen Abgeltungsanspruch (hierzu auch unter VI.).

IV. Geltendmachung, Mitteilung und Auskunft

Sofern der Arbeitgeber keine anderweitige Kenntnis hat, ist das Betriebsratsmitglied verpflichtet, unverzüglich mitzuteilen, wann und wie lange es außerhalb der Arbeitszeit tätig war. Die bloße Anzeige der Tätigkeit (z.B. Excel-Listen) genügt als Geltendmachung des Freizeitausgleichsanspruchs nicht – erforderlich ist ein ausdrückliches Verlangen auf Arbeitsbefreiung. Arbeitgeberseitig ist es zulässig und sinnvoll, stichpunktartige Angaben dazu zu verlangen, aus welchen betriebsbedingten Gründen die Tätigkeit außerhalb der persönlichen Arbeitszeit erforderlich war. Die Auskunft betrifft schließlich betriebsfremde Anspruchsvoraussetzungen und nicht die inhaltliche Betriebsratsarbeit.

V. Gestaltungsrecht des Arbeitgebers beim Freizeitausgleich

Der Arbeitgeber hat ein einseitiges Gestaltungsrecht, den Zeitpunkt des Freizeitausgleichs festzulegen. Dies ist eine Weisung zur Verteilung der Arbeitszeit i.S.d. § 106 GewO und hat billigem Ermessen zu entsprechen. Die Wünsche des Betriebsratsmitglieds sind zu berücksichtigen, soweit keine entgegenstehenden betrieblichen Belange bestehen. Die Arbeitsbefreiung kann zusammenhängend oder in Teilabschnitten (z. B. stundenweise) gewährt werden, um betriebliche Erfordernisse und individuelle Präferenzen in Einklang zu bringen. Der Anspruch unterliegt tariflichen Ausschlussfristen und den allgemeinen Verjährungsregeln. Arbeitgeber sollten daher auf zeitnahe Abwicklung und rechtssichere Dokumentation achten.

VI. Abgeltung wie Mehrarbeit: Enge Ausnahme

Eine bloße Untätigkeit des Arbeitgebers oder der Ablauf der Monatsfrist wandelt den Freizeitausgleichsanspruch nicht ohne Weiteres in einen Vergütungsanspruch um. Voraussetzung für die Abgeltung ist vielmehr, dass das Betriebsratsmitglied den Freizeitausgleich ordnungsgemäß verlangt hat und der Arbeitgeber die Gewährung aus objektiven betriebsbedingten Gründen verweigert hat.

VII. Besonderheiten bei (vollständig) freigestellten Betriebsratsmitgliedern

Bei vollständig freigestellten Betriebsratsmitgliedern scheidet eine arbeitgeberseitige Zuweisung des Freizeitausgleichs aus, da die Arbeitspflicht suspendiert ist. Gleichwohl gilt der Vorrang des Freizeitausgleichs. Erledigt ein freigestelltes Mitglied erforderliche Betriebsratsarbeit aus betriebsbedingten Gründen außerhalb seiner Freizeit, hat es eigenverantwortlich zu prüfen, ob und wann es einen Freizeitausgleich in Anspruch nehmen kann. Ein Vergütungsanspruch entsteht selbst dann nicht, wenn der Umfang der erforderlichen Betriebsratsarbeit Freizeitausgleich faktisch erschwert. Denn der bloße Arbeitsumfang ist kein betriebsbedingter Grund im Sinne des § 37 Abs. 3 Satz 3 Halbs. 2 BetrVG. In Überlastungssituationen kommen vielmehr weitergehende generelle oder konkrete Freistellungen oder gezielte Schulungen weiterer Betriebsratsmitglieder in Betracht, um eine sachgerechte Aufgabenteilung zu ermöglichen.

VIII. Praxisempfehlungen für Arbeitgeber

Arbeitgeber sollten klare interne Prozesse etablieren:

1. Sicherstellung der unverzüglichen Anzeige und das ausdrückliche Verlangen des Freizeitausgleichs durch das Betriebsratsmitglied, einschließlich stichpunktartiger Darlegung der betriebsbedingten Gründe und des Zeitumfangs.
2. Ausübung des Gestaltungsrechts zur zeitlichen Festlegung des Ausgleichs in den Grenzen billigen Ermessens dokumentiert vornehmen und dabei die Monatsfrist steuern. 
3. Die Vergütungsmöglichkeit sollte nur als enge Ausnahme angewendet werden: Zuvor ordnungsgemäße Geltendmachung verlangen. Nur vergüten, wenn objektive betriebsbedingte Gründe die Freistellung innerhalb eines Monats verhindern.
4. Festlegung klarer Leitlinien für freigestellte Betriebsratsmitglieder zum eigenverantwortlichen Freizeitausgleich sowie Optionen zusätzlicher Freistellungen oder Qualifizierungen vorsehen, um betriebsratsbedingte Engpässe zu vermeiden.

IX. Häufige Fehler und wie man sie vermeidet

Ein häufiger Fehler ist die vorschnelle Vergütung ohne vorherigen, ordnungsgemäß geltend gemachten Freizeitausgleich oder ohne objektive betriebsbedingte Verhinderungsgründe. Dies widerspricht dem Vorrang des Freizeitausgleichs und es droht eine Begünstigung des Betriebsratsmitglieds nach § 78 S. 2 BetrVG.

Ebenfalls problematisch ist es, betriebsratsbedingte Organisationsmängel mit betriebsbedingten Gründen zu verwechseln. Organisatorische Fragen im Sinne einer optimierungsfähigen Eigenorganisation der Betriebsratsarbeit rechtfertigen die Abgeltung nicht.

Schließlich geht auch die häufige Annahme fehl, der Ablauf der Monatsfrist lasse automatisch eine Vergütungspflicht entstehen. Ohne ordnungsgemäße Geltendmachung und objektive Verweigerungsgründe bleibt der Freizeitausgleichsanspruch bestehen.

Fazit

Rechtssicher handeln Arbeitgeber, wenn sie den Vorrang des Freizeitausgleichs beachten, die Anspruchsvoraussetzungen strukturiert prüfen, die Monatsfrist aktiv steuern und die enge Abgeltungsausnahme nur bei objektiv betrieblichen Hindernissen anwenden. Für freigestellte Mitglieder sind ergänzende organisatorische Lösungen der richtige Weg, nicht die Ausweitung vergütungspflichtiger Mehrarbeit.