Organisation, Umsetzung und Evaluation von Beschwerdeverfahren nach dem LkSG – Die neue Handreichung des BAFA

Vor wenigen Tagen hat das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle ("BAFA") eine weitere Handreichung "Beschwerdeverfahren nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz" (LkSG) veröffentlicht.

Das BAFA ist als Aufsichtsbehörde für die behördliche Kontrolle und Durchsetzung der Anforderungen des LkSG sowie für die Veröffentlichung von branchenübergreifenden oder branchenspezifischen Informationen, Hilfestellungen und Empfehlungen zur Einhaltung des Gesetzes (sogenannte Handreichungen) zuständig.

Bei der Handreichung zum Beschwerdeverfahren handelt es sich um die zweite Handreichung des BAFA zum LkSG, die einige Wochen nach der ersten Handreichung des BAFA zum Thema Risikoanalyse veröffentlicht wurde.

Mithilfe dieser Handreichung zum Beschwerdeverfahren will das BAFA verpflichteten Unternehmen eine Hilfestellung zur Umsetzung dieser Sorgfaltspflicht des LkSG anbieten. Es werden die Rolle des Beschwerdeverfahrens nach dem LkSG sowie die Anforderungen des Gesetzes an Organisation, Umsetzung und Evaluation des Beschwerdeverfahrens erläutert. Unternehmen erhalten konkrete und praktische Tipps für die Umsetzung der entsprechenden Verpflichtungen an die Hand.

Beschwerdeverfahren und die Sorgfaltspflichten

"Angemessene Beschwerdeverfahren" sind ein Kernelement der gesetzlichen Sorgfaltspflichten in der Lieferkette. Nach dem LkSG muss jedes verpflichtete Unternehmen über ein Beschwerdeverfahren verfügen, über das interne und externe Personen das Unternehmen auf menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken oder Verletzungen in ihrem eigenen Geschäftsbereich und in der Lieferkette hinweisen können. Möglich sind sowohl unternehmensinterne Verfahren als auch gleichwertige externe Verfahren oder eine Kombination dieser Möglichkeiten.

Dabei sollen die gesetzlich vorgesehenen Sorgfaltsprozesse, eingeschlossen das Beschwerdeverfahren, eng miteinander verknüpft sein und sich gegenseitig verstärken. Die im Rahmen der Risikoanalyse als potentiell von Pflichtverletzungen Betroffenen sollen auch die vorrangige Zielgruppe sein, die Hinweise und Beschwerden einreichen können soll. Gleichzeitig sind für die Risikoanalyse die Erkenntnisse zu berücksichtigen, die durch die Bearbeitung von Beschwerden und die Umsetzung von Präventions- oder Abhilfemaßnahmen gewonnen wurden und Hinweise für die Anpassung und Verbesserung letzterer liefern können. Das Beschwerdeverfahren bietet verpflichteten Unternehmen die Möglichkeit, Feedback zur Wirksamkeit ihres Risikomanagements sowie einzelner Sorgfaltsprozesse zu erhalten, und stellt damit einen wichtigen Baustein für die Weiterentwicklung ihres Risikomanagements und der Sorgfaltsprozesse dar.

Anforderungen an das Beschwerdeverfahren

Mit dem Beschwerdeverfahren werden zwei Kernziele verfolgt: Das Beschwerdeverfahren soll zunächst als Frühwarnsystem fungieren, über das Probleme erkannt und gelöst werden können, bevor Verletzungen und Schäden eintreten. Zudem soll das Beschwerdeverfahren Zugang zu angemessenen Abhilfemaßnahmen zum Zwecke der Beendigung oder Minimierung von Missständen sowie zu Präventionsmaßnahmen bezüglich zukünftiger Rechtsverletzungen bieten.

Wichtigste Adressaten des Beschwerdeverfahrens sind insbesondere die Personen, die – gemäß der eigenen Risikoanalyse – im eigenen Geschäftsbereich und in der Lieferkette des verpflichteten Unternehmens potentiell von Menschenrechts- oder Umweltverletzungen betroffen sind.

Vor diesem Hintergrund sollen mögliche Zugangshindernisse oder Hürden, die die Zugänglichkeit des Beschwerdeverfahrens für diese Zielgruppen verringern könnten, vorab ermittelt und bei der Gestaltung des Beschwerdeverfahrens mit bedacht werden. Das Beschwerdeverfahren soll allen Zielgruppen, für die es vorgesehen ist, bekannt sein und ausreichend Unterstützung für Zielgruppen bieten, für die besondere Zugangshindernisse bestehen. Zugangswege und Lösungen für die Zielgruppen des Beschwerdeverfahrens müssen in Bezug auf die Art und den Umfang der Geschäftstätigkeit des verpflichteten Unternehmens und den damit in Zusammenhang stehenden Risiken angemessen sein.
Dies bedeutet: Je mehr menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken im Rahmen der Risikoanalyse bei einem Unternehmen ermittelt wurden, desto mehr Aufwand muss das Unternehmen in Bezug auf Beschwerdeverfahren und Zugänglichkeit der Verfahren für die Adressaten leisten. Die konkrete Umsetzung liegt dabei stets im Handlungs- und Ermessensspielraum jedes einzelnen Unternehmens.
Hinweis: Um die Bedürfnisse der wichtigsten Zielgruppen berücksichtigen zu können, weist das BAFA darauf hin, dass die Zielgruppen bzw. deren InteressenvertreterInnen bereits bei der Gestaltung des Verfahrens konsultiert werden sollten.

Im Hinblick auf die Ausgestaltung des Beschwerdeverfahrens bei Einrichtung sowie im alltäglichen Betrieb gibt das BAFA verschiedene Hinweise, die Unternehmen bei internen und bei externen Beschwerdeverfahren beachten müssen. Es werden Hilfestellungen zu der öffentlich verfügbaren Verfahrensordnung und zu deren Inhalt, zu Kommunikation und Gestaltung, zu Eignung und Qualifikation der internen Ansprechpersonen, sowie zum Ablauf des Beschwerdeverfahrens und dem Umgang mit hinweisgebenden Personen gegeben. Zudem wird explizit auf das optionale Verfahren der einvernehmlichen Streitbeilegung sowie dessen Besonderheiten eingegangen.

Praxishinweis und Umsetzung des Beschwerdeverfahrens

Da das BAFA die zuständige Aufsichtsbehörde nach dem LkSG ist, sollten die in der genannten Handreichung enthaltenen Hinweise sowie die in Bezug genommenen Effektivitätskriterien der UN-Leitprinzipien von verpflichteten Unternehmen sorgfältig evaluiert und bei der Einführung, Umsetzung und Überprüfung ihrer Beschwerdeverfahren berücksichtigt werden.

Einrichtung des angemessenen Beschwerdeverfahrens

Verpflichtete Unternehmen müssen ab Eintritt der gesetzlichen Verpflichtungen des LkSG ein angemessenes Beschwerdeverfahren im Sinne des LkSG vorhalten. Bei Neuetablierung eines solchen Verfahrens gibt die Handreichung des BAFA hilfreiche Hinweise (insbesondere in Bezug auf Zielgruppen, menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken und Verletzungen, Zugänglichkeit und Umsetzung) an die Hand.
Die verpflichteten Unternehmen, die bereits heute über Whistleblowing- oder Beschwerdeverfahren verfügen, sollten ebenfalls prüfen, ob das geforderte angemessene Beschwerdeverfahren – gemäß den Vorschriften des LkSG und den Auslegungshinweisen der Handreichung – auf bestehenden Verfahren aufgebaut werden kann und ob und wo gegebenenfalls nachgebessert werden muss. Unter Umständen kann auch die Einrichtung eines zusätzlichen Beschwerdeverfahrens notwendig sein.

Überprüfung der Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens

Haben Unternehmen angemessene Beschwerdeverfahren im Sinne des LkSG bereits eingerichtet, sind sie verpflichtet, die Wirksamkeit des Verfahrens mindestens einmal im Jahr sowie anlassbezogen zu überprüfen. Maßgeblich ist insoweit, ob das Verfahren relevanten Zielgruppen die Möglichkeit bietet und diese ermutigt, Hinweise einzureichen, bevor eine Pflichtverletzung eingetreten ist, und ob mithilfe des Beschwerdeverfahrens Schäden von hinweisgebenden Personen abgewendet und angemessene Abhilfemaßnahmen getroffen werden können, wenn Pflichtverletzungen bereits eingetreten sind.

Übrigens: Alle besonderen Anforderungen des LkSG, die in der Handreichung des BAFA erläutert wurden, sowie auch die gesetzlichen Vorgaben des in Kürze erwarteten Hinweisgeberschutzgesetz und anderer Vorschriften zur Einrichtung von Hinweisgebersystemen, setzen wir für unsere Mandanten mithilfe unseres eigenen Hinweisgeber- und Beschwerdesystems, dem prämierten LegalTech-Tool WhistleFox, rechtskonform, angemessen und praxisnah um!